ちょっと、そこ！ PPSシートサプライヤーとして、PPSシートでデータ検証をセットアップする方法についてよく尋ねられます。これは、作業中のデータの正確性と信頼性を確保するための重要なステップです。したがって、このブログでは、プロセスを段階的に説明します。
まず、データ検証が非常に重要である理由を理解しましょう。 PPSシートを扱っているとき、それが向けているかどうか黒いPPSシート在庫管理、生産の追跡バージンPPSプレート、またはのパフォーマンスの分析ゼロで生成された高性能のPPSシート、誤ったデータは、いくつかの深刻な頭痛につながる可能性があります。それはあなたの計算を台無しにし、あなたに間違った洞察を与え、そしてあなたの決定に問題を引き起こすことさえあります - それはプロセスを作ります。
ステップ1：セルを選択します
最初に行う必要があるのは、データ検証を設定するセルを選択することです。これは、単一のセル、連続、列、さらには非連続的な選択の範囲である可能性があります。マウスをクリックしてドラッグして、複数のセルを一度に選択できます。非隣接セルを選択する場合は、含めたいセルをクリックしながら、CTRLキー（MACのコマンドキー）を押し続けます。
ステップ2：データ検証オプションを見つけます
セルを選択したら、データ検証オプションを見つける必要があります。 Microsoft ExcelやGoogleシートなどのほとんどのスプレッドシートソフトウェアでは、通常、データタブで見つけることができます。 Excelでは、[データ]ツールグループのデータ検証ボタンを[データ]グループに移動します。 Googleシートで、[データ]メニューをクリックして、[データの検証]を選択します。
ステップ3：検証基準を選択します
今度は楽しい部分があります - 検証基準を選択します。セットアップできる検証ルールにはいくつかの種類があり、最も一般的なルールをいくつか説明します。
整数
大量のPPSシートを扱っている場合は、入力を整数に制限することをお勧めします。たとえば、在庫にマイナス数のシートを持つことはできません。 [データ検証]ダイアログボックスで、[ドロップダウン]メニューから[整数]を選択します。次に、最小値と最大値を設定できます。在庫のシートの数を追跡している場合、最小値を0に設定することができます（マイナス数のシート数がないため）、ストレージ容量に基づいて最大値を合理的な上限まで設定できます。
10進数
時には、小数点以下の数字を使用する必要がある場合があります。たとえば、単位面積あたりのPPSシートの重量を計算している場合。 Allow Dropdownメニューから「小数」を選択します。整数と同様に、要件に応じて最小値と最大値を設定できます。
リスト
リストの検証は、事前定義されたオプションのセットがある場合に非常に便利です。 PPSシートを厚さで分類しているとしましょう。データ検証ダイアログボックスで、1mm、2mm、3mm、3mmなどの利用可能なすべての厚さのリストを作成できます。AllowDropdownメニューから[リスト]を選択します。次に、コンマ（1mm、2mm、3mmなど）で区切られたリスト項目を入力するか、リストが保存されているセルの範囲を選択できます。
日付
PPSシートの生産または配送日を追跡している場合は、日付の検証を使用できます。 Allow Dropdownメニューから「日付」を選択します。開始日と終了日を設定して、有効な日付範囲を定義できます。これにより、入力された日付が合理的な時間枠内であることを確認するのに役立ちます。
ステップ4：入力メッセージを設定します（オプションですが推奨）
入力メッセージは、どのようなデータを入力すべきかについてユーザーをガイドする素晴らしい方法です。 [データ検証]ダイアログボックスで、[入力メッセージ]タブに移動します。 「セルが選択されたときに入力メッセージを表示」ボックスを確認します。次に、タイトルとメッセージを入力できます。たとえば、シートの厚さのリストの検証を設定した場合、タイトルは「シートの厚さ」であり、メッセージは「リストから厚さを選択してください」にすることができます。
ステップ5：エラーアラートを設定します
ユーザーが検証基準を満たさないデータを入力しようとする場合、エラーアラートを設定してそれらを通知することができます。 [データ検証]ダイアログボックスで、[エラーアラート]タブに移動します。 「無効なデータが入力された後、「エラーアラートを表示」ボックスを確認します。 「停止」、「警告」、「情報」など、さまざまなスタイルのエラーアラートから選択できます。 「停止」スタイルは、ユーザーが無効なデータを入力することを防ぎますが、「警告」スタイルは、まだ入力したいかどうかを確認する機会を与えます。タイトルとエラーメッセージを入力することもできます。たとえば、誰かが負の数量のシートを入力しようとする場合、タイトルは「無効な量」になり、メッセージが「非負の量を入力してください」になる可能性があります。
ステップ6：データ検証を適用します
すべての基準、入力メッセージ、およびエラーアラートを設定したら、[データ検証]ダイアログボックスの[OK]ボタンをクリックします。データ検証ルールは、選択したセルに適用されます。
ヒントとコツ
- 検証ルールをコピーして貼り付けます：同じデータ検証ルールが必要な複数のセルまたは範囲がある場合は、検証を1つのセルからコピーして他のセルに貼り付けることができます。 Excelでは、データ検証ルールもコピーするフォーマットペインターツールを使用できます。
- 検証をテストします：PPSシートの使用を開始する前に、実際のデータ入力で、データ検証ルールをテストします。有効なデータと無効なデータを入力して、ルールが期待どおりに機能していることを確認してください。
- リストを更新します：シートの厚さや色などのオプションのリストが時間の経過とともに変更された場合は、それに応じてデータ検証リストを更新してください。
結論
PPSシートでデータ検証を設定することは、長期的には多くの時間と頭痛を節約できる簡単なプロセスです。入力されたデータが正確かつ一貫していることを確認することにより、より良い決定を下し、より信頼性の高い分析を実行し、PPSシート - 関連操作をスムーズに実行することができます。
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参照
- Microsoft Excelヘルプドキュメント
- Googleシートがセンターをヘルプします
